计划是管理的首要职能,是一切工作的基础。人们常把计划比喻成管理的宪法,可见计划的重要性。计划工作,实际上就是事先决定做什么、如何做、以及由谁去做的问题。制定计划应遵循重点、统筹、连锁、发展、便于控制和经济原则。

经典案例

    美国某钢铁公司总裁舒瓦普向一位效率专家利请教:“如何更好地执行计划的方法?”。利声称可以给舒瓦普一样东西,在10分钟内能把他公司业绩提高50%。

    接着,利递给舒瓦普一张白纸,说:“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。” 舒瓦普用了约5分钟时间写完。利接着说:“现在用数字标明每件事情对于你和公司的重要性次序。”

    舒瓦普又花了约5分钟做完。利说:“好了,现在这张纸就是我要给你的。明天早上第一件事是把纸条拿出来,做第一项最重要的。不看其它的,只做第一项,直到完成为止。然后用同样办法对待第2项、第3项……直到下班为止。

     即使只做完一件事,那也不要紧,因为你总在做最重要的事。你可以试着每天这样做,直到你相信这个方法有价值时,请将你认为的价值给我寄支票。”

    一个月后,舒瓦普给利寄去一张2.5万美元的支票,并在他的员工中普及这种方法。5年后,当年这个不为人知的小钢铁公司成为世界最大钢铁公司之一。

问题分析

    1. 为什么总裁舒瓦普有计划却难以执行?效率专家利的方法的关键在哪里?

    计划工作的内容不仅要制订目标,还包括原因、人员、时间、地点、手段等。

    总裁舒瓦普没有列出执行计划的具体时间、地点等,当然难以执行,而效率专家利恰恰抓住了这些关键,即即时、即地要实现的目标是什么,马上完成这些紧急计划。

    2. 效率专家利认为“即使只做完一件事,那也不要紧,因为你总在做最重要的事”。你认为制定计划光是做最重要的事够吗?

    效率专家利的做法说明制定计划应遵循重点原则,切忌眉毛胡子一把抓,否则难以有效地制定、执行计划。除重点原则外,我们在制定计划时还应遵循统筹、连锁、发展、便于控制和经济原则。

    如果一味地强调重要,就一直盯着做,而事实上难以完成或荒废了太多时间与精力,则得不偿失。

    3. 效率专家利执行计划的方法使这个不为人知的小钢铁公司成为世界最大钢铁公司之一。为什么计划能有这么大的作用?

    计划作为管理的首要职能,是组织实施的纲要,为控制提供标准,领导在计划实施中确保计划取得成功。

    计划的作用主要表现在:弥补不肯定性和变化带来的问题;有利于管理人员把注意力集中于目标;有利于提高组织的工作效率;有利于有效地进行控制。

    那么,校区的管理工作到底要如何计划呢?

    小技巧:学校每个学期的工作计划,建议在各项工作的后面加一栏----责任人。落实到人,有助于工作的推动从而规避推诿的现象。但是,落实到人是否就大功告成了呢?

布置了不落实等于零

    在学校管理过程中我们总会听到这样的回答:“我已经布置了。”仿佛“我布置了”就万事大吉了。其实,从工作的整体性上看,“我布置了”只是工作的一个开始,如果管理者满足于“我布置了”,极容易造成工作浮于表面,也因为缺乏对实际的了解,让我们的“布置”与“实际”、“科学”渐行渐远。即使是“我布置了”,也要通过调研一方面看看“布置”执行的情况,另一方面看看“布置”的合理度,以便作出调整,让“布置”更趋科学。

    学校每个学期的工作计划,建议在各项工作的后面加一栏----责任人。落实到人,有助于工作的推动从而规避推诿的现象,那么落实到人是否就大功告成了呢?还没有。

落实了不检查等于零

    各地都在推行教学“五认真”(认真备课、上课、批改作业、辅导、检测),各校都有不少关于“五认真”的常规要求,少的就是“检查”。首先是检查的频率太低,有的甚至一学期一查;其次是检查没有“动真格”,嘻嘻哈哈走个过场。更多的是在“查什么”上不够科学,比如检查语文备课笔记,就看看有没有把“课题”、“教学目标”、“教学重难点”、“板书设计”等栏目填写完毕,至于这节课为什么这样“备”,它的科学性在哪反倒忽略了,“抄教案”正是在这样一种工作作风下产生的,“用形式主义对抗官僚主义”。

    有了检查是不是一定能产生“正效益”呢?还不忙下结论,因为↓↓

检查了不反馈等于零

    建议学校设置“教学督察处”,由校长直管,督察处的功能就是检查教学“五认真”,可聘请德高望重的退休教师来担任此项工作。老师们每周一上班打开校园网就会弹出上周的“督察反馈”意见,条分缕析,有“表扬”,有“批评”,有“建议”,均点到人、点到事。这份“督察反馈”就像一面镜子,照出了每个人的教学状况。

反馈了不整改等于零

    对于部分老师而言,“反馈”并不自然产生“整改”行为,若放弃“整改”,同样的错误还会发生,持续发生就会养成“坏习惯”。对于优点和不足都要进行持续关注,让优点形成习惯乃至特色,让不足成为过去,成为警示。对于考核条例而言,不仅要关注“做得怎么样”,更要关注“改得怎么样”。

    一流的学校会从任务的布置到落实、检查、反馈、整改,一系列下来让管理既有效率也有效益,但要成为名校、超一流,还要记住----

整改了不坚持也等于零

    错误既然能发生,说明它有产生的性格、作风等因素,一次整改,并不能“一劳永逸”,寻找错误的原因,持续关注一段时间,直至“优秀成为习惯”。

    需要提醒的是,即使我们已经养成了工作布置后还去做后续系列工作的习惯,也不能完全杜绝教育、教学事故的产生,只有用积极的学校文化去影响人才是提高管理效益的根本之策。